1. Finalità e ambito di applicazione della presente informativa
La presente Informativa sulla privacy ha lo scopo di fornire agli interessati informazioni adeguate, trasparenti e comprensibili sui trattamenti di dati personali effettuati da HDA Fesztivál Korlátolt Felelősségű Társaság, in qualità di titolare del trattamento, in relazione al sito web https://bikeweek.hu/ da essa gestito e all'evento Alsóörs Bike Week — sia i trattamenti attuali sia quelli previsti a seguito dell'attivazione del sistema di vendita dei biglietti.
La presente informativa si applica al trattamento dei dati personali delle persone fisiche. Il trattamento deve rispettare il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (GDPR) e la normativa ungherese applicabile. Tra i principi del GDPR figurano liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione e integrità e riservatezza (sicurezza dei dati).
Attualmente il sito serve principalmente a presentare l'evento, fornire informazioni e consentire di mettersi in contatto. Prima dell'attivazione di ulteriori servizi, riesamineremo la presente informativa e la aggiorneremo sulla base dei fornitori tecnici, dei responsabili del trattamento, dei destinatari e dei flussi di dati effettivi.
2. Dati del titolare del trattamento
| Denominazione del titolare | HDA Fesztivál Korlátolt Felelősségű Társaság (HDA Fesztivál Kft.) |
|---|---|
| Sede legale | 8226 Alsóörs, Strand sétány 20. a. ajtó, Ungheria |
| Numero di iscrizione al registro delle imprese | 19-09-525933 |
| Codice fiscale | 33122267-2-19 |
| Rappresentante / amministratore | Nagy Roland |
| info@bikeweek.hu | |
| Sito web | https://bikeweek.hu/ |
| Contatto per la protezione dei dati | info@bikeweek.hu |
Responsabile della protezione dei dati (DPO): la società al momento non ha designato un responsabile della protezione dei dati distinto. Qualora la designazione di un DPO diventi obbligatoria per legge, il suo nome e i suoi recapiti dovranno essere indicati nella presente informativa.
3. Normativa applicabile
- Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (GDPR).
- Legge ungherese n. CXII del 2011 sul diritto all'autodeterminazione informativa e sulla libertà di informazione (Infotv.).
- Legge ungherese n. CVIII del 2001 su taluni aspetti dei servizi di commercio elettronico e dei servizi della società dell'informazione (Eker. tv.), nella misura in cui si applichi al servizio in questione.
- Le norme ungheresi e dell'UE sulle comunicazioni elettroniche di volta in volta vigenti, in particolare per quanto riguarda il marketing elettronico basato sul consenso e i cookie.
- Ulteriori norme ungheresi relative all'evento, ai contratti con i consumatori, alla fatturazione, alla gestione dei reclami e alla futura vendita dei biglietti.
4. Principi del trattamento dei dati
Il Titolare tratta i dati personali esclusivamente per finalità determinate e lecite, nella misura necessaria, sulla base di un'idonea base giuridica e in modo trasparente per gli interessati. Limita l'accesso ai dati alle persone che ne hanno bisogno per svolgere i propri compiti e applica misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati. L'articolo 5 del GDPR stabilisce espressamente tali principi.
5. Contatti, richieste via e-mail
La finalità del trattamento è ricevere e rispondere a domande, osservazioni e richieste pervenute tramite il sito bikeweek.hu o all'indirizzo info@bikeweek.hu, nonché mantenere i contatti necessari.
Dati trattati: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, contenuto del messaggio e ogni altro dato comunicato volontariamente dall'interessato in relazione alla richiesta.
Base giuridica: a seconda della natura della richiesta, il consenso dell'interessato, la preparazione/esecuzione di un contratto, oppure il legittimo interesse o un obbligo legale del Titolare. La base giuridica concreta deve essere determinata in base alle circostanze della singola richiesta.
Periodo di conservazione: fino alla chiusura della richiesta oppure, qualora da essa derivi una pretesa legale, una questione contrattuale o un'altra pratica documentata, per il periodo di conservazione applicabile a tale pratica.
6. Newsletter e marketing diretto elettronico
Sul sito è disponibile l'iscrizione alla newsletter. La newsletter ha lo scopo di inviare elettronicamente notizie, informazioni sul programma, annunci ed eventi relativi all'Alsóörs Bike Week e — qualora l'interessato vi abbia debitamente acconsentito — contenuti di marketing.
Dati trattati: nome e indirizzo e-mail, nonché i dati tecnici e probatori dell'iscrizione, in particolare la data e l'ora dell'iscrizione, la data e l'ora della conferma e i dati tecnici registrati dal sistema.
Base giuridica: consenso. Il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile; una casella preselezionata o il semplice silenzio non costituiscono un consenso valido.
Con la procedura di double opt-in utilizzata sul sito, l'iscritto riceve un'e-mail di conferma e l'iscrizione diventa attiva solo dopo aver utilizzato il link di conferma.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza necessità di motivazione. Ogni invio della newsletter deve contenere in modo adeguato la possibilità di disiscriversi.
Periodo di conservazione: fino alla revoca del consenso e per il tempo necessario a dimostrare la liceità del consenso. Le informazioni sulla disiscrizione possono, se del caso, continuare a essere conservate come lista di esclusione al fine di impedire ulteriori contatti.
7. Dimostrabilità del consenso
Per i trattamenti basati sul consenso, il Titolare può registrare dati tecnici al fine di poter dimostrare che il consenso è stato prestato. Tali dati possono comprendere, in particolare, la data e l'ora del consenso, la data e l'ora della conferma, l'oggetto del consenso, l'identificativo tecnico utilizzato per l'iscrizione e — qualora il sistema lo registri effettivamente e il suo trattamento sia necessario — l'indirizzo IP.
La finalità di questo trattamento non è la profilazione dell'utente, bensì la dimostrazione di quando, con quale contenuto e in quale modo è stato prestato il consenso necessario per il trattamento in questione.
8. Registrazioni fotografiche, video e audio durante l'evento
Durante l'evento Alsóörs Bike Week, il Titolare o un collaboratore da esso incaricato possono realizzare fotografie, video e altre registrazioni audiovisive allo scopo di documentare, comunicare e promuovere l'evento, per la presenza sulla stampa e sui social media, nonché per promuovere eventi futuri.
La base giuridica e le modalità di realizzazione, utilizzo e pubblicazione di registrazioni dell'immagine e della voce delle persone durante l'evento devono essere determinate in ciascuna specifica situazione di ripresa in conformità alle norme di diritto civile e in materia di protezione dei dati applicabili. Nella comunicazione dell'evento deve pertanto essere fornita un'informativa preventiva in un luogo ben visibile, in particolare sulla finalità delle registrazioni, sui luoghi di utilizzo previsti e sulle modalità di esercizio dei diritti degli interessati.
È particolarmente opportuno documentare un consenso adeguato, o un'altra idonea base giuridica, nel caso di riprese di ritratti o interviste registrate in modo individuale e mirato.
Periodo di conservazione delle registrazioni: fino al raggiungimento della relativa finalità di comunicazione e archiviazione, ovvero per il periodo necessario alla specifica finalità di utilizzo.
9. Concorsi a premi, promozioni e campagne
Qualora il Titolare organizzi un concorso a premi, una promozione o una campagna soggetta a registrazione, la finalità del trattamento è consentire la partecipazione, verificare i requisiti, selezionare e informare il vincitore e consegnare il premio.
Dati trattati: nome, indirizzo e-mail e numero di telefono richiesti dalle condizioni di partecipazione, nonché i dati necessariamente generati durante il gioco.
Per i singoli giochi può essere predisposta un'informativa separata o un'integrazione della presente informativa. L'utilizzo a fini di marketing non può essere desunto automaticamente dalla partecipazione a un concorso a premi.
10. Trattamenti connessi al funzionamento tecnico del sito
Nel corso della gestione del sito, il server web e il sistema informatico possono trattare i dati tecnici necessari al funzionamento, in particolare indirizzo IP, data e ora, dati del browser e del dispositivo, risorse richieste e dati dei registri di errore e di sicurezza.
Finalità: funzionamento sicuro del sito, individuazione degli errori, disponibilità, rilevamento di accessi non autorizzati e attacchi, nonché garanzia della stabilità del servizio.
Base giuridica: a seconda delle circostanze del trattamento, legittimo interesse oppure obbligo legale. L'estensione e il periodo di conservazione dei log tecnici non possono superare quanto necessario per finalità di sicurezza e di gestione.
11. Cookie e tecnologie simili
bikeweek.hu può utilizzare cookie. I cookie sono piccoli file di dati che il browser memorizza sul dispositivo. Il Titolare distingue i cookie in base alle finalità: necessari al funzionamento, di preferenza/funzionali, statistici e — se effettivamente utilizzati — di marketing.
Prima dell'utilizzo di cookie non strettamente necessari, statistici o di marketing, deve essere predisposto un adeguato meccanismo di consenso. Il consenso deve basarsi su una decisione chiara, preventiva e revocabile. La NAIH tratta le informative sui cookie e sulla privacy come un tema informativo a sé stante.
L'elenco specifico dei cookie — nome, fornitore, finalità, tipologia, durata, prima o terza parte e condizione di attivazione — può essere indicato solo sulla base degli elementi tecnici effettivamente installati. Nell'informativa non possono essere indicati cookie di Google, Meta, TikTok, pubblicitari o di altro tipo che il sito non utilizza tecnicamente.
12. Google Analytics
bikeweek.hu utilizza il servizio Google Analytics, il cui scopo è produrre statistiche aggregate sull'utilizzo del sito, analizzare il traffico e i percorsi degli utenti e migliorare il sito.
La misurazione statistica può essere attivata solo tramite l'apposito meccanismo di consenso, qualora la configurazione specifica richieda il consenso preventivo. L'ambito dei dati trattati da Google, il ruolo del fornitore, la configurazione e gli eventuali trasferimenti internazionali di dati saranno definiti in via definitiva sulla base del servizio Google e delle impostazioni effettivi.
13. Social media e link esterni
bikeweek.hu può contenere link esterni a pagine Facebook e Instagram. Un semplice link esterno non equivale di per sé all'incorporamento di contenuti di terzi. Tuttavia, qualora il sito incorpori un modulo social, un video, una mappa, un font, strumenti di analisi o altri contenuti esterni, esaminiamo separatamente il trattamento dei dati e l'utilizzo dei cookie del relativo fornitore.
Il Titolare risponde delle regole sul trattamento dei dati proprie dei fornitori esterni solo nell'ambito delle proprie operazioni di trattamento.
14. Responsabili del trattamento
Il Titolare può avvalersi di responsabili del trattamento per lo svolgimento di determinati compiti. L'insieme dei responsabili viene definito in linea con l'attivazione dei servizi effettivi.
| Servizio | Responsabile / fornitore | Stato |
|---|---|---|
| Hosting / infrastruttura | Attualmente nessuno | Per il funzionamento tecnico del sito |
| Invio della newsletter | Attualmente nessuno | In base al servizio di newsletter |
| Analisi | Google Analytics – solo in caso di utilizzo effettivo | Secondo la configurazione del consenso |
15. Trasferimento di dati verso paesi terzi
Qualora un fornitore di servizi utilizzato tratti dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo, la base giuridica e le garanzie del trasferimento devono essere determinate separatamente. Può trattarsi, in particolare, di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, di garanzie adeguate come le clausole contrattuali tipo (SCC), o di un altro meccanismo lecito applicabile al servizio in questione.
L'elenco definitivo dei titolari nei paesi terzi e dei trasferimenti sarà stabilito solo dopo la verifica dei contratti e delle configurazioni effettivi dei fornitori.
16. Gestione dei reclami
Il Titolare gestisce i reclami ricevuti in materia di protezione dei dati, tutela dei consumatori, relativi all'evento o ai servizi, al fine di esaminarli, rispondervi e — se necessario — documentarli.
I dati relativi a un reclamo possono comprendere, in particolare, il nome e i recapiti del reclamante, l'oggetto e il contenuto del reclamo, la data e le modalità di presentazione, nonché i documenti necessari per l'esame della questione.
Il periodo di conservazione è determinato dalla normativa applicabile al singolo reclamo e da eventuali pretese legali. In caso di attività di vendita, garantiamo anche la conservazione della documentazione di gestione dei reclami ai sensi delle norme a tutela dei consumatori.
17. Sicurezza dei dati
Il Titolare applica misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali. Tali misure possono comprendere, in particolare, la limitazione dei diritti di accesso, l'autenticazione forte, la registrazione degli accessi, i backup, gli aggiornamenti regolari, la protezione dal malware, la trasmissione cifrata dei dati e la regolamentazione contrattuale dei requisiti di sicurezza dei responsabili del trattamento.
Adeguiamo le misure di sicurezza ai rischi dell'ambiente informatico effettivo.
18. Violazioni dei dati personali
Una violazione dei dati personali è qualsiasi violazione di sicurezza che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.
Il Titolare esamina e documenta le violazioni e adotta le misure necessarie in base al rischio. Qualora ricorrano le condizioni previste dal GDPR, la notifica all'autorità di controllo competente deve essere effettuata entro il termine stabilito dal GDPR e, in caso di rischio elevato, valutiamo anche la comunicazione agli interessati.
19. Processo decisionale automatizzato e profilazione
Nell'attuale funzionamento del sito, il Titolare non utilizza processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sull'interessato o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.
In caso di futuro utilizzo di servizi di marketing o di analisi, esamineremo separatamente se la tecnologia in questione effettua profilazione e indicheremo adeguatamente nella presente informativa tale circostanza, la relativa finalità, la base giuridica e i diritti degli interessati.
20. Diritti degli interessati
Ai sensi del GDPR — a seconda della base giuridica e delle circostanze del trattamento in questione — spettano all'interessato, in particolare, i seguenti diritti. Secondo le indicazioni della NAIH, di norma possono essere richiesti l'accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione e la portabilità, nonché, in caso di trattamento basato sul legittimo interesse, l'opposizione.
20.1. Diritto di informazione e di accesso
L'interessato ha il diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento dei suoi dati personali e ha diritto alle informazioni sul trattamento previste dal GDPR, nonché a una copia dei dati personali trattati.
20.2. Diritto di rettifica
L'interessato può chiedere la rettifica dei dati personali inesatti e l'integrazione dei dati incompleti.
20.3. Diritto alla cancellazione
L'interessato può chiedere la cancellazione dei propri dati personali qualora ricorrano le condizioni previste dal GDPR. La cancellazione non si applica, ad esempio, qualora il trattamento sia necessario per adempiere un obbligo legale o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
20.4. Diritto di limitazione del trattamento
L'interessato può chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dal GDPR, ad esempio in caso di contestazione dell'esattezza dei dati, di trattamento illecito, di una pretesa legale o di opposizione.
20.5. Diritto alla portabilità dei dati
Qualora ne ricorrano le condizioni, l'interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti al Titolare, e può chiederne la trasmissione a un altro titolare.
20.6. Diritto di opposizione
L'interessato ha il diritto di opporsi, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento basato sul legittimo interesse. In caso di trattamento per finalità di marketing diretto, il diritto di opposizione si estende in particolare al trattamento connesso al marketing diretto.
20.7. Revoca del consenso
In caso di trattamento basato sul consenso, l'interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
20.8. Diritti connessi al processo decisionale automatizzato
Qualora il trattamento rientri nell'ambito del processo decisionale automatizzato di cui all'articolo 22 del GDPR, il Titolare informerà separatamente l'interessato degli specifici diritti che gli spettano in tal caso.
21. Gestione delle richieste degli interessati
L'interessato può presentare la propria richiesta all'indirizzo info@bikeweek.hu. Se necessario, il Titolare verifica in modo adeguato l'identità del richiedente, ma può richiedere ai fini dell'identificazione solo i dati necessari a tale scopo.
Il Titolare fornisce informazioni sulle azioni intraprese in merito a una richiesta senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dal ricevimento della richiesta. In caso di richieste complesse o numerose, tale termine può essere prorogato di ulteriori due mesi alle condizioni previste dal GDPR; l'interessato ne sarà informato entro il primo mese.
22. Mezzi di ricorso
L'interessato può rivolgersi in primo luogo direttamente al Titolare con la propria richiesta o il proprio reclamo in materia di protezione dei dati.
L'interessato ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità nazionale ungherese per la protezione dei dati e la libertà di informazione (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, NAIH) qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali violi il GDPR. Recapiti attuali della NAIH: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., Ungheria; indirizzo postale: 1363 Budapest, Pf. 9.; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; telefono: +36 (30) 683-5969, +36 (30) 549-6838, +36 (1) 391 1400.
L'interessato può inoltre proporre ricorso giurisdizionale ai sensi del GDPR e della normativa ungherese applicabile.
23. Comunicazione di dati ad autorità, tribunali e altri destinatari
Il Titolare può comunicare dati personali all'autorità, al tribunale o ad altro organismo a ciò legittimato nei casi previsti dalla legge, ovvero per adempiere un obbligo legale o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
La comunicazione è in ogni caso limitata ai dati necessari.
24. Trattamento dei dati dei minori
Tra i visitatori dell'evento Alsóörs Bike Week possono esserci anche minori. Il Titolare tratta i dati personali di bambini e minori con particolare cautela. Nel caso di servizi online specificamente rivolti ai bambini o di trattamenti basati sul consenso, le relative norme specifiche devono essere prese in considerazione nella progettazione del processo in questione.
Per le riprese fotografiche e video, procediamo con particolare cautela per quanto riguarda la rappresentazione riconoscibile dei minori, in conformità alla normativa applicabile.
25. Principi di conservazione dei dati
Il Titolare non conserva i dati personali più a lungo di quanto necessario per il conseguimento della finalità del trattamento, per l'adempimento di un obbligo legale o per la gestione di pretese legali. I periodi di conservazione devono essere stabiliti per ciascuna finalità di trattamento.
| Finalità del trattamento | Periodo di riferimento |
|---|---|
| Contatti | Fino alla chiusura della richiesta, o più a lungo se necessario in relazione a una pretesa legale |
| Newsletter | Fino alla revoca del consenso; più a lungo nella misura necessaria per finalità probatorie/di lista di esclusione |
| Log tecnici | Il periodo necessario per finalità di sicurezza e di gestione |
| Cookie | In base alla durata effettiva del cookie in questione |
| Foto/video | Per il tempo necessario alla relativa finalità di comunicazione/archiviazione |
| Gestione dei reclami | In base al periodo previsto dalla legge e per la gestione delle pretese legali applicabile al reclamo in questione |
26. Modifiche alla presente informativa sulla privacy
Il Titolare ha il diritto di modificare la presente informativa, in particolare in caso di modifiche delle funzionalità del sito, dei servizi dell'evento, delle tecnologie utilizzate, dei responsabili del trattamento o della normativa.
L'informativa modificata deve essere pubblicata con l'indicazione della data di entrata in vigore. Qualora la modifica comporti una nuova finalità di trattamento, una nuova base giuridica o una variazione che incida in modo sostanziale sui diritti degli interessati, il Titolare garantisce un'adeguata informazione preventiva degli interessati e — se necessario — l'acquisizione di un nuovo consenso.