1. Účel a rozsah těchto zásad
Účelem těchto Zásad ochrany osobních údajů je poskytnout subjektům údajů přiměřené, transparentní a srozumitelné informace o zpracování osobních údajů, které provádí společnost HDA Fesztivál Korlátolt Felelősségű Társaság jako správce v souvislosti s jí provozovanými webovými stránkami https://bikeweek.hu/ a s akcí Alsóörs Bike Week — jde o současné zpracování i o zpracování plánované po spuštění systému prodeje vstupenek.
Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů fyzických osob. Zpracování musí být v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a s platnými maďarskými právními předpisy. Mezi zásady GDPR patří zákonnost, korektnost a transparentnost, účelové omezení, minimalizace údajů, přesnost, omezení uložení a integrita a důvěrnost (bezpečnost údajů).
Webové stránky v současnosti slouží především k představení akce, poskytování informací a navázání kontaktu. Před spuštěním dalších služeb tyto zásady přezkoumáme a aktualizujeme na základě skutečných technických poskytovatelů, zpracovatelů, příjemců a toků údajů.
2. Údaje o správci
| Název správce | HDA Fesztivál Korlátolt Felelősségű Társaság (HDA Fesztivál Kft.) |
|---|---|
| Sídlo | 8226 Alsóörs, Strand sétány 20. a. ajtó, Maďarsko |
| Registrační číslo společnosti | 19-09-525933 |
| Daňové číslo | 33122267-2-19 |
| Zástupce / jednatel | Nagy Roland |
| info@bikeweek.hu | |
| Webové stránky | https://bikeweek.hu/ |
| Kontakt pro ochranu osobních údajů | info@bikeweek.hu |
Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): společnost v současnosti samostatného pověřence pro ochranu osobních údajů nejmenovala. Pokud by jmenování pověřence vyžadovaly právní předpisy, musí být jeho jméno a kontaktní údaje uvedeny v těchto zásadách.
3. Použitelné právní předpisy
- Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).
- Maďarský zákon č. CXII z roku 2011 o právu na informační sebeurčení a o svobodě informací (Infotv.).
- Maďarský zákon č. CVIII z roku 2001 o některých otázkách služeb elektronického obchodu a služeb informační společnosti (Eker. tv.), pokud se vztahuje na danou službu.
- Aktuálně platné maďarské a unijní předpisy o elektronických komunikacích, zejména pokud jde o elektronický marketing založený na souhlasu a soubory cookie.
- Další maďarské právní předpisy týkající se akce, spotřebitelských smluv, fakturace, vyřizování stížností a budoucího prodeje vstupenek.
4. Zásady zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje výhradně pro určené a zákonné účely, v nezbytném rozsahu, na vhodném právním základě a způsobem transparentním pro subjekty údajů. Přístup k údajům omezuje na okruh osob, které jej potřebují k plnění svých úkolů, a uplatňuje vhodná technická a organizační opatření k zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti údajů. Tyto zásady výslovně stanoví článek 5 GDPR.
5. Kontakt, e-mailové dotazy
Účelem zpracování je přijímání a zodpovídání dotazů, připomínek a žádostí zaslaných prostřednictvím webových stránek bikeweek.hu nebo na adresu info@bikeweek.hu a udržování nezbytného kontaktu.
Zpracovávané údaje: jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, obsah zprávy a další údaje, které subjekt údajů v souvislosti s dotazem dobrovolně sdělí.
Právní základ: v závislosti na povaze dotazu souhlas subjektu údajů, příprava/plnění smlouvy, případně oprávněný zájem nebo právní povinnost správce. Konkrétní právní základ je třeba určit podle okolností daného dotazu.
Doba uložení: do vyřízení dotazu, případně — pokud z něj vznikne právní nárok, smluvní či jiná dokumentovaná záležitost — po dobu uložení stanovenou pro danou záležitost.
6. Newsletter a elektronický přímý marketing
Na webových stránkách je k dispozici možnost přihlásit se k odběru newsletteru. Účelem newsletteru je elektronické zasílání novinek, informací o programu, oznámení a akcí souvisejících s Alsóörs Bike Week a — pokud k tomu subjekt údajů rovněž řádně udělil souhlas — marketingového obsahu.
Zpracovávané údaje: jméno a e-mailová adresa, dále technické a důkazní údaje o přihlášení, zejména čas přihlášení, čas potvrzení a technické údaje zaznamenané systémem.
Právní základ: souhlas. Souhlas musí být svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný; předem zaškrtnuté políčko nebo pouhé mlčení nepředstavuje platný souhlas.
V rámci procesu double opt-in používaného na webových stránkách obdrží přihlašující se osoba potvrzovací e-mail a odběr se aktivuje teprve po použití potvrzovacího odkazu.
Souhlas lze kdykoli bez udání důvodu odvolat. Každé rozeslání newsletteru musí vhodným způsobem obsahovat možnost odhlášení.
Doba uložení: do odvolání souhlasu, případně po dobu nezbytnou k prokázání zákonnosti souhlasu. Informace o odhlášení mohou být v odůvodněných případech nadále uchovávány jako seznam blokovaných kontaktů, aby se zabránilo dalšímu oslovování.
7. Prokazatelnost souhlasů
U zpracování založeného na souhlasu může správce zaznamenávat technické údaje, aby mohl prokázat, že souhlas byl udělen. Takovými údaji mohou být zejména čas udělení souhlasu, čas potvrzení, předmět souhlasu, technický identifikátor použitý k přihlášení a — pokud jej systém skutečně zaznamenává a jeho zpracování je nezbytné — IP adresa.
Účelem tohoto zpracování není profilování uživatele, ale prokázání, kdy, s jakým obsahem a jakým způsobem byl udělen souhlas nezbytný pro dané zpracování.
8. Fotografie, video a zvukové záznamy z akce
Na akci Alsóörs Bike Week může správce nebo jím pověřený spolupracovník pořizovat fotografie, videa a jiné audiovizuální záznamy za účelem dokumentace, komunikace a propagace akce, prezentace v tisku a na sociálních sítích a propagace budoucích akcí.
Právní základ a způsob pořizování, používání a zveřejňování záznamů podoby a hlasu osob na akci je třeba v každé konkrétní situaci pořizování záznamu určit podle platných občanskoprávních předpisů a předpisů o ochraně osobních údajů. V komunikaci akce je proto nutné na dobře viditelném místě poskytnout předběžné informace, zejména o účelu pořizování záznamů, o předpokládaných místech jejich použití a o způsobu uplatnění práv subjektů údajů.
Zvláště odůvodněné je zdokumentovat odpovídající souhlas nebo jiný vhodný právní základ u individuálně a cíleně pořizovaných portrétních záznamů nebo rozhovorů.
Doba uložení záznamů: do splnění daného komunikačního a archivačního účelu, případně po dobu nezbytnou pro daný účel použití.
9. Soutěže, propagační akce a kampaně
Pokud správce pořádá soutěž, propagační akci nebo kampaň vyžadující registraci, účelem zpracování je umožnit účast, ověřit oprávnění, vybrat a informovat výherce a předat výhru.
Zpracovávané údaje: jméno, e-mailová adresa a telefonní číslo vyžadované podmínkami účasti a údaje, které nutně vzniknou v průběhu soutěže.
K jednotlivým soutěžím mohou být vypracovány samostatné informace o zpracování osobních údajů nebo doplněk těchto zásad. Použití pro marketingové účely nelze automaticky dovozovat z účasti v soutěži.
10. Zpracování související s technickým provozem webových stránek
Při provozu webových stránek mohou webový server a informační systém zpracovávat technické údaje nezbytné pro provoz, zejména IP adresu, čas, údaje o prohlížeči a zařízení, požadované zdroje a údaje z chybových a bezpečnostních protokolů.
Účel: bezpečný provoz webových stránek, vyhledávání chyb, dostupnost, odhalování neoprávněného přístupu a útoků a zajištění stability služby.
Právní základ: v závislosti na okolnostech zpracování oprávněný zájem, případně právní povinnost. Rozsah a doba uložení technických protokolů nesmí překročit míru nezbytnou pro bezpečnostní a provozní účely.
11. Soubory cookie a podobné technologie
bikeweek.hu může používat soubory cookie. Soubory cookie jsou malé datové soubory, které prohlížeč ukládá do zařízení. Správce rozděluje soubory cookie podle účelu na nezbytné pro provoz, preferenční/funkční, statistické a — pokud jsou skutečně používány — marketingové.
Před použitím souborů cookie, které nejsou nezbytně nutné, a statistických či marketingových souborů cookie je nutné zajistit vhodný mechanismus udělení souhlasu. Souhlas musí být založen na jednoznačném, předchozím a odvolatelném rozhodnutí. NAIH se informacím o souborech cookie a zásadám ochrany osobních údajů věnuje jako samostatnému tématu.
Konkrétní seznam souborů cookie — název, poskytovatel, účel, typ, doba platnosti, zda jde o soubory první nebo třetí strany a podmínka aktivace — smí být uveden výhradně na základě skutečně nainstalovaných technických prvků. V zásadách nesmí být uvedeny soubory cookie Google, Meta, TikTok, reklamní ani jiné, které webové stránky technicky nepoužívají.
12. Google Analytics
bikeweek.hu používá službu Google Analytics, jejímž účelem je vytváření souhrnných statistik o používání webových stránek, analýza návštěvnosti a cest uživatelů a zlepšování webových stránek.
Statistické měření lze aktivovat pouze prostřednictvím příslušného mechanismu souhlasu, pokud konkrétní konfigurace vyžaduje předchozí souhlas. Rozsah údajů zpracovávaných společností Google, roli poskytovatele, konfiguraci a případné mezinárodní předávání údajů definitivně stanovíme na základě skutečné služby Google a nastavení.
13. Sociální sítě a externí odkazy
bikeweek.hu může obsahovat externí odkazy na stránky na Facebooku a Instagramu. Pouhý externí odkaz sám o sobě není totéž jako vložení obsahu třetí strany. Pokud však webové stránky vkládají modul sociální sítě, video, mapu, písmo, analytický nebo jiný externí obsah, zpracování údajů a používání souborů cookie daným poskytovatelem posuzujeme samostatně.
Za vlastní pravidla zpracování údajů externích poskytovatelů odpovídá správce pouze v rozsahu svých vlastních operací zpracování.
14. Zpracovatelé
Správce může k plnění jednotlivých úkolů využívat zpracovatele. Okruh zpracovatelů se stanoví v souladu se spuštěním skutečných služeb.
| Služba | Zpracovatel / poskytovatel | Stav |
|---|---|---|
| Hosting / infrastruktura | V současnosti žádný | Pro technický provoz webových stránek |
| Rozesílání newsletteru | V současnosti žádný | Podle služby newsletteru |
| Analytika | Google Analytics – pouze při skutečném použití | Podle konfigurace souhlasu |
15. Předávání údajů do třetích zemí
Pokud některý z využívaných poskytovatelů zpracovává osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor, je nutné samostatně stanovit právní základ a záruky předání. Může jít zejména o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, vhodné záruky, například standardní smluvní doložky (SCC), nebo jiný zákonný mechanismus použitelný na danou službu.
Konečný seznam správců ve třetích zemích a předávání údajů stanovíme až po ověření skutečných smluv s poskytovateli a konfigurací.
16. Vyřizování stížností
Správce vyřizuje přijaté stížnosti týkající se ochrany osobních údajů, ochrany spotřebitele, akce nebo služeb za účelem jejich prošetření, zodpovězení a — v případě potřeby — zdokumentování.
Údaje související se stížností mohou zahrnovat zejména jméno a kontaktní údaje stěžovatele, předmět a obsah stížnosti, čas a způsob jejího podání a dokumenty nezbytné k prošetření věci.
Dobu uložení určují právní předpisy vztahující se k dané stížnosti a případné právní nároky. V případě prodejní činnosti zajišťujeme také uchovávání dokumentace o vyřizování reklamací podle předpisů na ochranu spotřebitele.
17. Bezpečnost údajů
Správce uplatňuje vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů. Takovými opatřeními mohou být zejména omezení přístupových oprávnění, silné ověřování, protokolování, zálohování, pravidelné aktualizace, ochrana před škodlivým softwarem, šifrovaný přenos údajů a smluvní úprava bezpečnostních požadavků na zpracovatele.
Bezpečnostní opatření přizpůsobujeme rizikům skutečného IT prostředí.
18. Porušení zabezpečení osobních údajů
Porušením zabezpečení osobních údajů je každé porušení zabezpečení, které vede k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů nebo k neoprávněnému přístupu k nim.
Správce porušení prošetřuje, dokumentuje a na základě rizika přijímá nezbytná opatření. Jsou-li splněny podmínky podle GDPR, musí být ohlášení příslušnému dozorovému úřadu učiněno ve lhůtě stanovené GDPR a v případě vysokého rizika zvažujeme také informování subjektů údajů.
19. Automatizované rozhodování a profilování
Při současném provozu webových stránek správce nepoužívá automatizované rozhodování, které by mělo pro subjekt údajů právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýkalo.
V případě budoucího použití marketingových nebo analytických služeb samostatně posoudíme, zda daná technologie provádí profilování, a tuto skutečnost, její účel, právní základ a práva subjektů údajů v těchto zásadách náležitě uvedeme.
20. Práva subjektů údajů
Podle GDPR — v závislosti na právním základu a okolnostech daného zpracování — má subjekt údajů zejména následující práva. Podle informací NAIH lze zpravidla požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení a přenositelnost a v případě zpracování založeného na oprávněném zájmu vznést námitku.
20.1. Právo na informace a přístup
Subjekt údajů má právo získat potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a má právo na informace o zpracování požadované GDPR a na kopii zpracovávaných osobních údajů.
20.2. Právo na opravu
Subjekt údajů může požadovat opravu nepřesných osobních údajů a doplnění neúplných údajů.
20.3. Právo na výmaz
Subjekt údajů může požadovat výmaz svých osobních údajů, jsou-li splněny podmínky podle GDPR. Výmaz se neuplatní například tehdy, je-li zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
20.4. Právo na omezení zpracování
Subjekt údajů může požadovat omezení zpracování v případech stanovených GDPR, například při popření přesnosti údajů, při protiprávním zpracování, v souvislosti s právním nárokem nebo námitkou.
20.5. Právo na přenositelnost údajů
Jsou-li splněny příslušné podmínky, má subjekt údajů právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a může požadovat jejich předání jinému správci.
20.6. Právo vznést námitku
Subjekt údajů má právo z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. V případě zpracování pro účely přímého marketingu se právo vznést námitku vztahuje zejména na zpracování související s přímým marketingem.
20.7. Odvolání souhlasu
V případě zpracování založeného na souhlasu může subjekt údajů svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
20.8. Práva související s automatizovaným rozhodováním
Pokud by zpracování spadalo do oblasti automatizovaného rozhodování podle článku 22 GDPR, správce subjekt údajů samostatně informuje o zvláštních právech, která mu v takovém případě náleží.
21. Vyřizování žádostí subjektů údajů
Subjekt údajů může svou žádost podat na adrese info@bikeweek.hu. Správce v případě potřeby vhodným způsobem ověří totožnost žadatele, k identifikaci však smí požadovat pouze údaje nezbytné pro tento účel.
Správce poskytne informace o opatřeních přijatých na základě žádosti bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce od obdržení žádosti. V případě složitých nebo četných žádostí lze tuto lhůtu za podmínek GDPR prodloužit o další dva měsíce, o čemž bude subjekt údajů informován během prvního měsíce.
22. Právní ochrana
Subjekt údajů se může se svou žádostí nebo stížností týkající se ochrany osobních údajů nejprve obrátit přímo na správce.
Subjekt údajů má právo podat stížnost u maďarského Národního úřadu pro ochranu osobních údajů a svobodu informací (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, NAIH), pokud se domnívá, že zpracování jeho osobních údajů porušuje GDPR. Aktuální kontaktní údaje NAIH: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., Maďarsko; korespondenční adresa: 1363 Budapest, Pf. 9.; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; telefon: +36 (30) 683-5969, +36 (30) 549-6838, +36 (1) 391 1400.
Subjekt údajů se může podle GDPR a platného maďarského práva obrátit také na soud.
23. Předávání údajů orgánům, soudům a dalším příjemcům
Správce může osobní údaje předat oprávněnému orgánu, soudu nebo jinému subjektu v případech stanovených právními předpisy, případně za účelem splnění právní povinnosti nebo určení, výkonu či obhajoby právních nároků.
Předání údajů je vždy omezeno na nezbytný rozsah údajů.
24. Zpracování údajů nezletilých
Mezi návštěvníky akce Alsóörs Bike Week mohou být i nezletilé osoby. Správce zpracovává osobní údaje dětí a nezletilých se zvláštní péčí. V případě online služeb určených přímo dětem nebo zpracování založeného na souhlasu je nutné při navrhování daného procesu zohlednit příslušná zvláštní pravidla.
U fotografií a videozáznamů postupujeme v souladu s platnými právními předpisy se zvláštní opatrností, pokud jde o rozpoznatelné zobrazení nezletilých.
25. Zásady uchovávání údajů
Správce neuchovává osobní údaje déle, než je nezbytné k dosažení účelu zpracování, ke splnění právní povinnosti nebo k vyřizování právních nároků. Doby uložení je třeba stanovit pro jednotlivé účely zpracování.
| Účel zpracování | Rozhodná doba |
|---|---|
| Kontakt | Do vyřízení dotazu, případně déle v souvislosti s právním nárokem |
| Newsletter | Do odvolání souhlasu; pro důkazní účely / seznam blokovaných kontaktů déle v nezbytném rozsahu |
| Technické protokoly | Doba nezbytná pro bezpečnostní a provozní účely |
| Soubory cookie | Podle skutečné doby platnosti daného souboru cookie |
| Foto/video | Po dobu nezbytnou pro daný komunikační/archivační účel |
| Vyřizování stížností | Podle zákonné doby a doby pro vyřizování právních nároků vztahující se k dané stížnosti |
26. Změny těchto zásad ochrany osobních údajů
Správce je oprávněn tyto zásady měnit, zejména v případě změn funkcí webových stránek, služeb akce, používaných technologií, zpracovatelů nebo právních předpisů.
Změněné zásady musí být zveřejněny s uvedením data nabytí účinnosti. Pokud změna představuje nový účel zpracování, nový právní základ nebo změnu podstatně se dotýkající práv subjektů údajů, správce zajistí náležité předchozí informování subjektů údajů a — v případě potřeby — získání nového souhlasu.